Choisissez une tâche que votre équipe répète souvent : préparer une réponse, retrouver de l’information ou examiner un document. Précisez ensuite le résultat utile et les renseignements dont l’outil aurait besoin. Votre essai d’IA aura ainsi un objectif que vous pourrez évaluer. Voici une démarche en cinq étapes pour adopter l’IA de façon encadrée.
1. Faire le portrait des usages actuels
Avant de choisir un outil, il faut savoir ce que vos équipes font déjà. Quels outils utilisent-elles, avec quels comptes, et pour quelles tâches? Vérifiez notamment si des documents de clients sont collés dans des comptes personnels, ouverts avec une adresse courriel personnelle et dont les paramètres sont choisis par chaque employé. Ce portrait sert de point de départ : il montre où l’IA aide vraiment et où se trouvent les risques.
2. Choisir l’outil selon le travail
Les outils ne répondent pas aux mêmes besoins.
- Microsoft 365 Copilot est intégré à Outlook, Word, Excel et Teams, et s’appuie sur vos documents, vos courriels et vos réunions. Il convient aux équipes qui vivent dans Microsoft 365.
- ChatGPT et Claude sont des assistants polyvalents, utiles pour rédiger, résumer et analyser. Leurs forfaits d’affaires permettent à l’entreprise de gérer les comptes; les options d’administration, de conservation et de gestion des identités varient selon le forfait et le fournisseur.
- L’IA dans la téléphonie : avec l’édition AI de 3CX, les appels peuvent être transcrits et résumés automatiquement, et des agents IA peuvent prendre en charge la réception.
Plusieurs entreprises en combinent deux. Le bon choix dépend des tâches à alléger, pas de la popularité de l’outil.
3. Préparer vos données avant Copilot
Copilot respecte les permissions existantes : il ne donne pas accès à un document qu’un employé ne pourrait pas déjà ouvrir. Le risque vient des partages trop larges, souvent oubliés : un dossier SharePoint ouvert à toute l’entreprise, un fichier OneDrive partagé par lien. Copilot peut faire ressortir ces documents dans ses réponses. Avant le déploiement, il faut donc réviser les partages SharePoint, OneDrive et Teams et appliquer les étiquettes de confidentialité nécessaires.
4. Écrire les règles du jeu
Une politique d’utilisation de l’IA n’a pas besoin d’être longue. Elle précise les outils permis, les données qui peuvent y être saisies ou non, la vérification attendue des réponses et la personne à consulter en cas de doute. Au Québec, la Loi 25 ajoute une question technique : où les renseignements personnels peuvent-ils circuler dans ces outils, et qui y a accès? Le volet juridique demeure l’affaire de vos conseillers, mais les accès et les paramètres, eux, se configurent.
5. Former les équipes sur leurs vraies tâches
Un outil d’IA que personne ne sait utiliser ne rapporte rien. Les formations les plus utiles partent des tâches de vos employés : préparer une réponse à un client, résumer une réunion, analyser un document. Elles montrent aussi les limites des outils : une réponse d’IA peut être fausse avec beaucoup d’assurance, et elle doit être vérifiée avant d’être envoyée.
Ce que l’IA ne remplace pas
L’IA aide vos employés dans leurs tâches; elle ne les remplace pas. Elle rédige un premier jet, résume, propose. Le jugement, la relation avec le client et la responsabilité de la réponse restent humains.
Comment nous vous accompagnons
Notre service IA en entreprise vous accompagne du portrait des usages à la formation de vos équipes, sur place ou à distance, en français ou en anglais. Nous préparons les accès, configurons les outils retenus, y compris l’IA de votre téléphonie 3CX, et établissons les règles d’utilisation. À titre de partenaire CSP de Microsoft, nous fournissons aussi les licences Microsoft 365 Copilot. Discuter d’un usage de l’IA.
