Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos renseignements?

Evolute T.I. Inc., qui exerce ses activités sous les noms Evolute et Evolute I.T. (« Evolute », « nous »), est établie au Québec, au Canada. Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons aux fins décrites dans cette politique.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est :

Frédérick Marcoux, président
Courriel : [email protected]
Téléphone : (450) 312-1002
Adresse postale : Evolute T.I. Inc., à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels, 366 rue du Tonnelier, Saint-Jérôme QC J7Y 0R4, Canada

Vous pouvez nous transmettre une question, une demande ou une plainte concernant vos renseignements personnels. Il n’est pas nécessaire d’être client pour communiquer avec notre responsable.

2. Que couvre cette politique?

Cette politique couvre notre site Web et les renseignements que nous traitons pour nos propres activités, notamment les demandes de renseignements, les abonnements aux infolettres, les contacts professionnels et l’administration des relations avec nos clients ou fournisseurs.

Notre rôle peut être différent lorsque nous gérons des systèmes informatiques, des services téléphoniques, des intégrations ou des applications pour un client. Lorsque nous traitons des renseignements personnels selon les instructions de ce client, sa politique de confidentialité et les ententes de service et de traitement des données applicables encadrent ce traitement. La présente politique ne remplace pas ces ententes et ne nous autorise pas à utiliser les renseignements sous le contrôle d’un client pour notre propre marketing.

Si votre demande concerne des renseignements sous le contrôle de votre employeur ou d’un autre client d’Evolute, vous pouvez vous adresser directement à cette organisation. Si vous communiquez avec nous, nous vous aiderons à déterminer la démarche appropriée et assisterons le client conformément à nos obligations.

3. Renseignements recueillis et provenance

Nous recueillons les renseignements que vous fournissez, ceux qui sont générés lorsque vous utilisez le site et les coordonnées professionnelles pertinentes transmises par l’organisation que vous représentez ou par une personne qui nous met en relation.

Les champs obligatoires sont indiqués dans chaque formulaire. Sans les renseignements nécessaires pour répondre à une demande, il peut nous être impossible de la traiter. Les champs facultatifs et les choix de marketing ne sont pas nécessaires pour demander de l’information sur nos services.

N’envoyez pas de mots de passe, de codes d’accès, de données de carte de paiement, de numéros d’identification gouvernementale ni de dossiers clients confidentiels au moyen des formulaires publics. Si des renseignements sensibles sont nécessaires à une intervention autorisée, communiquez avec nous pour convenir d’un moyen approprié.

Lorsqu’une autre personne nous fournit vos coordonnées professionnelles, nous les utilisons pour la mise en relation ou la fin d’affaires concernée et vous transmettons tout avis supplémentaire exigé par la loi. Une mise en relation ne vous abonne pas automatiquement à une infolettre.

4. Utilisation des renseignements et vos choix

Nous utilisons les renseignements personnels pour répondre aux demandes, préparer des soumissions et des démonstrations, gérer les relations d’affaires, exploiter et protéger le site, envoyer les communications demandées, traiter les demandes de confidentialité et respecter les obligations légales ou de conservation applicables.

Nous limitons l’utilisation aux fins expliquées lors de la collecte ou à une autre fin autorisée par la loi. Si nous souhaitons effectuer une nouvelle utilisation qui exige votre consentement, nous vous le demanderons avant de commencer.

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le refuser ou le retirer en tout temps. Le retrait ne remet pas en cause la légalité des traitements antérieurs. Nous vous expliquerons les conséquences pratiques, comme l’arrêt d’une fonction facultative ou l’impossibilité de traiter une demande qui dépend des renseignements concernés. Le refus du marketing ne vous empêche pas de communiquer avec nous. Un traitement distinct déjà fondé sur une autre base juridique valide peut se poursuivre lorsque cette base s’applique.

5. Témoins, préférences et mesure de fréquentation

Le site utilise les technologies nécessaires pour maintenir les sessions, protéger les formulaires et mémoriser les choix que vous effectuez, comme la langue, la fermeture d’une annonce ou vos choix de confidentialité. Le stockage dans le navigateur peut comprendre des témoins et du stockage local. Les renseignements sur les fournisseurs et les technologies de la section 18 précisent les éléments actifs, leur utilité et leur conservation.

Avec votre autorisation, nous utilisons la mesure de fréquentation décrite dans les renseignements sur les fournisseurs et les technologies, qui fonctionne sur notre propre site, pour comprendre quelles pages sont utiles et améliorer le site. Elle traite la page consultée, l’heure de la visite et les renseignements techniques précisés à cet endroit. Elle estime les visites distinctes au moyen d’un identifiant temporaire dérivé de renseignements sur votre connexion et votre navigateur; ce traitement y est également décrit, et le hachage d’un identifiant ne suffit pas à qualifier les renseignements d’anonymes.

Cette mesure facultative est désactivée jusqu’à votre accord. Vous pouvez l’accepter, la refuser ou retirer votre choix en tout temps dans les Préférences de confidentialité. Un refus n’empêche pas d’accéder au site ou d’utiliser le formulaire de contact. Nous n’utilisons pas ces mesures pour la publicité sur plusieurs sites et ne les combinons pas avec des profils d’infolettre.

Avec la même autorisation, les mots saisis dans la recherche du site sont comptés par jour, normalisés et sans aucun lien avec vous, afin de savoir ce que les visiteurs cherchent; sans elle, rien de votre recherche n’est conservé. Les renseignements sur les fournisseurs et les technologies indiquent la période de conservation approuvée des mesures conservées.

Protection des formulaires. Nous utilisons Cloudflare Turnstile pour distinguer les visiteurs légitimes des abus automatisés. Cet outil traite des signaux techniques provenant de votre navigateur et de votre connexion. Cloudflare décrit aussi un traitement visant à améliorer sa propre détection des robots. Consultez son avis de confidentialité relatif à Turnstile pour connaître son rôle et ses pratiques. Si vous ne pouvez pas utiliser un formulaire, communiquez avec nous par courriel ou par téléphone.

Signaux de confidentialité du navigateur. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas pour la publicité comportementale intercontextuelle ou ciblée. Nous respectons les signaux de refus reconnus par la loi, notamment Global Privacy Control, lorsque cela est requis. Sur ce site, Global Privacy Control et Do Not Track maintiennent aussi la mesure de fréquentation facultative désactivée. Le traitement nécessaire au fonctionnement et à la sécurité se poursuit. Les choix disponibles sont présentés dans les Préférences de confidentialité.

6. Infolettres et autres courriels

Nous envoyons des infolettres lorsque vous vous abonnez ou donnez autrement l’autorisation exigée par la loi. Nous conservons les choix d’abonnement pertinents et une preuve de cette autorisation. Cette preuve peut comprendre la date, l’heure, le formulaire utilisé, la langue et l’adresse IP associée à l’abonnement lorsque ces éléments sont nécessaires.

Si vous acceptez séparément la mesure d’engagement de l’infolettre, nous utilisons des pixels et des liens de suivi pour relever les ouvertures de messages et les liens consultés. Ces événements peuvent être associés à votre adresse courriel et à votre abonnement. Ils servent à évaluer et à améliorer le contenu; les renseignements sur les fournisseurs et les technologies précisent les données concernées et leur conservation.

Vous pouvez recevoir l’infolettre sans cette mesure facultative. Vous pouvez modifier votre choix au moyen du lien de préférences dans les courriels ou en communiquant avec nous. Les renseignements sur la livraison, les échecs, le consentement et le désabonnement sont traités séparément afin de gérer la liste d’envoi et de respecter vos choix.

Vous pouvez vous désabonner à l’aide du lien dans un courriel ou en communiquant avec nous. Nous donnons suite dans le délai légal applicable. Le désabonnement au marketing n’interrompt pas les communications nécessaires qui ne sont pas promotionnelles, notamment celles qui concernent une demande, un compte, la sécurité ou une relation de service.

Nous conservons une trace limitée d’un retrait ou d’un désabonnement, ainsi qu’une preuve proportionnée de l’autorisation antérieure, lorsque cela est nécessaire pour respecter le refus et démontrer notre conformité. Cette trace ne sert pas à poursuivre l’envoi de marketing.

7. À qui les renseignements sont-ils communiqués?

Au sein d’Evolute, l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs responsabilités. Nous faisons appel à des fournisseurs pour des fonctions comme l’hébergement du site, l’envoi de courriels, la gestion des formulaires et des demandes d’affaires, la sécurité ainsi que la sauvegarde ou la conservation nécessaire des dossiers.

Les renseignements sur les fournisseurs et les technologies qui accompagnent cette politique indiquent les services actifs, leur utilité et les lieux de traitement pertinents. Les fournisseurs qui agissent pour notre compte reçoivent les renseignements nécessaires à leur travail et sont assujettis aux exigences contractuelles appropriées. Certains fournisseurs agissent aussi de façon indépendante pour des fins particulières décrites dans leurs propres avis; l’avis relatif à Turnstile ci-dessus en est un exemple.

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou l’autorise, pour répondre à une demande légale, protéger des droits et la sécurité, obtenir des conseils professionnels ou évaluer ou réaliser une transaction commerciale autorisée, avec les mesures de confidentialité et de protection appropriées. Une transaction ne donne pas à un nouvel acquéreur une autorisation illimitée d’utiliser les renseignements à des fins étrangères à leur collecte.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous ne les communiquons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle et ne les utilisons pas pour la publicité ciblée. La communication à un fournisseur pour les fins expliquées ci-dessus demeure une communication de renseignements, même lorsqu’elle ne constitue pas une vente ou un partage publicitaire.

8. Traitement à l’extérieur du Québec et du Canada

Evolute est établie au Québec. Certains de nos fournisseurs traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris à l’extérieur du Canada. Les lieux pertinents et les garanties de transfert sont précisés dans les renseignements sur les fournisseurs et les transferts internationaux qui accompagnent cette politique. Les renseignements traités dans une autre juridiction peuvent être assujettis à ses lois et à l’accès légal de ses autorités.

Avant de confier des renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque la loi l’exige, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et la protection offerte, puis concluons les ententes écrites requises. Nous demeurons responsables de nos obligations. Le lieu d’établissement ou une certification d’un fournisseur ne remplace pas cette évaluation.

Pour les transferts régis par le RGPD, les renseignements sur les transferts internationaux indiquent la décision d’adéquation ou l’autre garantie applicable. Vous pouvez demander à notre responsable des précisions ou une copie appropriée des garanties, sous réserve des caviardages nécessaires.

9. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels pendant la période raisonnablement nécessaire à la fin annoncée et aux exigences légales applicables. Nous tenons notamment compte de l’état d’une demande, de la poursuite d’une relation d’affaires, des renseignements nécessaires pour prouver une autorisation ou respecter un refus, ainsi que des obligations de conservation et des litiges pertinents.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou, lorsque cela est permis, les anonymisons conformément aux exigences légales applicables. Le retrait d’un nom ou le hachage d’un identifiant ne rend pas nécessairement les renseignements anonymes. Les copies de sauvegarde sont supprimées selon les cycles de rotation et de suppression documentés; leur accès demeure restreint entre-temps. Une obligation précise de préservation légale peut retarder la suppression des dossiers concernés.

Vous pouvez demander à notre responsable des précisions sur la période de conservation pertinente à votre demande.

10. Sécurité et gouvernance

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, aux fins du traitement et aux risques. Elles comprennent des contrôles d’accès, des communications sécurisées, de la maintenance et des procédures de traitement des renseignements et des incidents. Aucun système ni moyen de transmission n’est entièrement sûr.

Notre responsable supervise les pratiques de confidentialité ainsi que le traitement des demandes et des plaintes. Les responsabilités et les accès du personnel sont établis selon les fonctions. Nos pratiques internes encadrent la collecte et l’utilisation, la surveillance des fournisseurs, la conservation et la destruction, la sensibilisation du personnel et la gestion des incidents. Les nouveaux systèmes et leurs modifications font l’objet des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée exigées par la loi.

En cas d’incident de confidentialité, nous l’évaluons, prenons les mesures de protection appropriées, conservons les documents requis et avisons les personnes ou les autorités lorsque la loi applicable l’exige.

11. Vos droits au Québec et au Canada

Selon la loi applicable et les circonstances, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, leur rectification et des renseignements sur leur utilisation ou leur communication. Vous pouvez aussi retirer votre consentement aux traitements futurs qui en dépendent et demander la suppression lorsque la loi prévoit ce droit ou que les renseignements ne sont plus nécessaires.

Au Québec, le droit à la portabilité peut vous permettre d’obtenir les renseignements personnels informatisés admissibles recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou d’en demander le transfert à une personne ou à une organisation autorisée. Ce droit comporte des limites légales, notamment pour les renseignements que nous avons créés ou inférés et en cas de difficultés pratiques sérieuses. Des droits de cessation de diffusion, de désindexation ou de réindexation existent également dans les circonstances précises prévues par la loi; ils ne constituent pas un droit inconditionnel de supprimer tout dossier ou résultat de recherche.

Communiquez avec notre responsable aux coordonnées de la section 1. Décrivez suffisamment votre demande pour nous permettre de repérer les renseignements. Nous pouvons prendre des mesures proportionnées pour vérifier l’identité ou l’autorité avant de communiquer ou de modifier des renseignements. Veuillez ne pas transmettre de pièce d’identité sans que nous ayons demandé un mode de vérification approprié.

Nous répondons par écrit aux demandes d’accès et de rectification présentées en vertu du droit québécois dans les 30 jours suivant leur réception. D’autres lois applicables peuvent prévoir un délai différent ou permettre une prolongation particulière. Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous expliquons les motifs et les recours disponibles, conformément à la loi.

12. Renseignements supplémentaires lorsque le RGPD s’applique

Cette section s’applique lorsque nos traitements sont assujettis au Règlement général sur la protection des données, notamment aux règles applicables dans l’Espace économique européen.

Bases juridiques. Nous nous appuyons sur la base adaptée à chaque finalité :

• Le contrat, pour les traitements nécessaires à la prestation de services à votre endroit à titre individuel ou aux mesures que vous demandez avant la conclusion d’un contrat.
• Nos intérêts légitimes, pour gérer les relations avec les représentants d’entreprises clientes, administrer nos activités et protéger nos systèmes, lorsque vos droits et libertés ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Votre consentement, pour les activités facultatives pour lesquelles nous demandons une autorisation, notamment le suivi ou le marketing lorsque le consentement est requis.
• Une obligation légale, lorsqu’un traitement est exigé par le droit applicable de l’Union européenne ou d’un État membre.

Un contrat avec votre employeur ne rend pas à lui seul toute utilisation de vos renseignements nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous. Une demande de renseignements ne vous abonne pas automatiquement au marketing.

Droits supplémentaires. Sous réserve des conditions applicables, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation du traitement ou la portabilité des données. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes pour des raisons tenant à votre situation. Vous pouvez vous opposer au marketing direct en tout temps, y compris au profilage qui y est lié, et nous cesserons cette utilisation. Vous pouvez retirer votre consentement sans remettre en cause la légalité des traitements antérieurs.

Nous répondons sans retard injustifié et normalement dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation permise, nous vous l’expliquons durant ce premier mois; la prolongation peut atteindre deux mois supplémentaires. Les demandes sont généralement gratuites, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

Vous pouvez porter plainte directement auprès de l’autorité de protection des données compétente, notamment dans le pays de l’EEE où vous habitez, travaillez ou où une infraction alléguée aurait eu lieu. Les renseignements sur les transferts internationaux figurent à la section 8 et dans les précisions qui l’accompagnent.

13. Renseignements supplémentaires pour les résidents des États-Unis

Lorsqu’une loi américaine applicable régit notre traitement de vos renseignements, vous pourriez avoir le droit de faire confirmer un traitement, d’accéder aux renseignements, d’en obtenir une copie dans un format portable, de faire rectifier les erreurs, d’en demander la suppression et de refuser la vente, la publicité ciblée ou certaines formes de profilage. La loi californienne peut aussi prévoir le droit de limiter certaines utilisations et communications de renseignements personnels sensibles.

Ces droits dépendent de la loi applicable et de ses exceptions. Lorsque la California Consumer Privacy Act s’applique, elle protège aussi les résidents californiens admissibles qui agissent comme personnes-ressources dans un contexte commercial; d’autres États peuvent traiter différemment les contextes commerciaux ou d’emploi. Toute déclaration propre à la Californie jointe à cette politique fournit les précisions requises sur les traitements visés.

Pour présenter une demande, communiquez avec notre responsable par courriel ou téléphone aux coordonnées de la section 1, ou utilisez une méthode supplémentaire indiquée dans la déclaration applicable à votre État. Une personne mandatée peut agir pour vous lorsque la loi le permet. Nous pouvons demander une vérification proportionnée pour l’accès, la suppression ou la rectification, ainsi qu’une preuve du mandat. Nous n’imposons pas de vérification d’identité pour exercer un refus lorsque la loi l’interdit.

Nous répondons dans le délai prévu par la loi applicable. Si nous refusons une demande, nous expliquons pourquoi et présentons la procédure de contestation disponible. Lorsqu’un droit de contestation s’applique, écrivez à [email protected] en indiquant Contestation — confidentialité comme objet, ou téléphonez-nous pour obtenir de l’aide. Si nous maintenons notre décision, nous fournissons les renseignements requis pour joindre l’autorité compétente.

Nous n’exerçons aucune discrimination interdite par la loi lorsque vous exercez vos droits. Nos pratiques relatives à la vente, au partage, à la publicité ciblée et aux signaux du navigateur sont décrites aux sections 5 et 7.

14. Décisions automatisées et enfants

Nous n’utilisons pas les renseignements visés par cette politique pour prendre, uniquement au moyen d’un traitement automatisé, des décisions concernant une personne qui produisent des effets juridiques ou des effets importants comparables. Nos outils de sécurité peuvent bloquer une tentative considérée comme automatisée; vous pouvez nous joindre par courriel ou par téléphone si vous avez besoin d’un autre moyen de communiquer.

Le droit québécois prévoit aussi des droits concernant les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, sans exiger de tels effets. Lorsque cette règle s’applique, nous vous informons du caractère automatisé de la décision au plus tard au moment où nous vous la communiquons. Sur demande, nous vous renseignons sur les renseignements personnels utilisés, les raisons ainsi que les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et votre droit de faire rectifier les renseignements. Vous pouvez également présenter vos observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision.

Le site s’adresse aux utilisateurs professionnels, et non aux enfants. Nous ne cherchons pas sciemment à y recueillir des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans. Si vous croyez qu’un enfant a transmis des renseignements personnels, communiquez avec notre responsable afin que nous évaluions la situation et prenions les mesures exigées par la loi, notamment obtenir une autorisation valide ou supprimer les renseignements lorsque cela est approprié.

15. Liens externes et portails de services

Les liens vers la facturation, le soutien, des fournisseurs ou d’autres sites externes mènent à des services qui peuvent utiliser leurs propres technologies et avis de confidentialité. Consultez l’avis présenté par le service utilisé. Nos responsabilités concernant les renseignements traités pour notre compte demeurent applicables; un lien externe ne les supprime pas.

16. Questions et plaintes

Transmettez une question ou une plainte à notre responsable aux coordonnées de la section 1. Décrivez la situation et le résultat souhaité. Nous examinons le dossier, demandons uniquement les renseignements supplémentaires nécessaires et expliquons notre réponse ainsi que les suites appropriées.

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, selon le cas. Une autre autorité compétente peut être saisie lorsque sa loi s’applique. Il n’est pas nécessaire de terminer notre processus interne pour exercer un droit de plainte directement auprès d’une autorité.

17. Modifications de cette politique

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques ou les exigences légales changent. La date au début indique la dernière version approuvée. En cas de modification importante, nous transmettons les avis supplémentaires ou demandons les nouveaux consentements exigés par la loi. Une mise à jour n’autorise pas rétroactivement une nouvelle utilisation des renseignements.

18. Fournisseurs, technologies et transferts internationaux

Les précisions suivantes décrivent les services et les technologies actifs pour les traitements visés par cette politique. La conservation concerne le document ou la technologie indiqué, et non automatiquement tous les dossiers d’affaires associés. Vous pouvez demander à notre responsable des renseignements supplémentaires sur les garanties applicables.

Fournisseurs

Technologies

Transferts internationaux

Pour les transferts couverts vers Evolute au Canada, nous nous appuyons sur la décision d’adéquation de la Commission européenne visant les destinataires assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette décision ne couvre pas automatiquement les transferts ultérieurs vers un autre fournisseur ou pays.

Pour les transferts régis par le RGPD vers SMTP2GO et Cloudflare, nous nous appuyons sur les conditions de traitement des données de ces fournisseurs, qui intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Communiquez avec notre responsable pour obtenir des renseignements sur les garanties ou une copie appropriée, sous réserve des caviardages nécessaires.