Imaginez découvrir qu’un dossier SharePoint a été supprimé il y a plusieurs mois. Le service fonctionne toujours, mais les fichiers recherchés se trouvent peut-être hors de la période de récupération disponible. La question est de savoir si votre entreprise possède une copie récupérable du bon moment.
Microsoft 365 comprend des fonctions de récupération, et d’autres options de sauvegarde sont offertes. Pour les comparer utilement, il faut vérifier ce que chacune protège, combien de temps elle conserve les points de récupération et ce qu’elle peut restaurer dans les situations qui concernent votre entreprise.
Un service disponible ne garantit pas des données récupérables
Microsoft 365 repose sur un modèle de responsabilité partagée. Microsoft s’occupe du service et de son infrastructure : centres de données, réplication, disponibilité et capacité à résister aux pannes. La réplication consiste à maintenir plusieurs copies techniques pour soutenir le fonctionnement du service. Elle ne constitue pas, à elle seule, une sauvegarde permettant de revenir avant une suppression.
De votre côté, vous devez prévoir la protection de vos données contre les erreurs, les suppressions malveillantes, les rançongiciels, les comptes compromis, les gestes malveillants d’un employé et les périodes de conservation insuffisantes. Une boîte de courriel peut être parfaitement accessible tout en étant vidée de messages importants.
L’entente de niveau de service de Microsoft porte sur la disponibilité, avec des crédits de service comme recours prévu. Elle ne promet pas de restaurer vos données supprimées. Les ententes de Microsoft vous attribuent la responsabilité de vos données et limitent sa responsabilité. Consultez l’entente qui s’applique à votre entreprise, notamment le Contrat client Microsoft ou des conditions semblables.
Les corbeilles donnent un délai, pas une protection sans limite
Microsoft 365 comprend des mécanismes de récupération qui peuvent régler une erreur récente. Le problème survient lorsque personne ne remarque la disparition à temps ou que l’entreprise croit disposer d’un historique plus long que celui réellement configuré.
- Exchange Online : les éléments supprimés restent récupérables pendant 14 jours par défaut. Un administrateur peut régler cette période jusqu’à 30 jours.
- SharePoint et OneDrive : les corbeilles de premier et de deuxième niveau conservent les éléments pendant 93 jours au total. Il ne s’agit pas de deux périodes qui s’additionnent.
- OneDrive d’une personne qui quitte : après la suppression de son compte, la conservation est de 30 jours par défaut. L’administrateur peut modifier cette période, et les paramètres de conservation applicables doivent être vérifiés.
Ces délais répondent à des situations précises. Ils ne permettent pas de conclure que tous vos documents et courriels pourront être récupérés au moment où vous en aurez besoin. Demandez une vérification des paramètres réels de votre environnement.
Une politique de conservation n’est pas une sauvegarde
Les politiques de conservation et la mise en conservation à des fins juridiques servent à préserver des renseignements pour qu’ils puissent être retrouvés ou examinés. Ce sont des outils de conformité. Leur présence ne signifie pas qu’on peut remettre une boîte de courriel ou un site SharePoint dans son état de la veille en une seule action.
Une sauvegarde vise la récupération après une perte ou un incident. Selon la solution, elle permet de choisir une copie antérieure et de restaurer les éléments nécessaires. C’est une fonction différente de celle qui consiste à conserver du contenu pour une recherche.
La synchronisation a aussi ses limites. Elle garde les fichiers à jour entre plusieurs emplacements. Si un rançongiciel rend des fichiers illisibles et que ces changements se synchronisent avec OneDrive, la copie dans le nuage peut refléter le problème. Un fichier synchronisé n’est donc pas nécessairement une copie de secours indépendante.
Les incidents commencent souvent par une situation ordinaire
Un employé supprime un dossier qu’il croit inutile. Plusieurs mois plus tard, la personne responsable du client en a besoin. La question n’est plus de savoir si SharePoint fonctionne, mais si une copie datant d’avant la suppression existe encore.
Dans un autre scénario, une personne obtient l’accès à un compte et vide la boîte de courriel. L’entreprise doit sécuriser le compte, puis récupérer les messages nécessaires au travail. Si les sauvegardes sont accessibles avec les mêmes accès administrateurs compromis, leur protection mérite aussi d’être examinée.
Un rançongiciel peut également modifier les fichiers d’un ordinateur, puis laisser la synchronisation transmettre les versions chiffrées à OneDrive. Il faut alors trouver une copie utilisable d’avant l’incident et organiser sa restauration.
Enfin, lors d’un départ, le retrait de la licence et la suppression du compte sont parfois traités comme une seule tâche administrative. Ce sont pourtant des actions distinctes : le retrait de la licence ne doit pas être confondu avec la suppression du compte qui déclenche la période de conservation OneDrive décrite plus haut. Le transfert des fichiers doit être planifié avant de fermer les accès.
Vérifier ce que la solution sauvegarde réellement
Microsoft propose maintenant un module payant appelé Microsoft 365 Backup. Des services de sauvegarde tiers existent aussi. Le choix devrait partir de vos besoins de récupération, puis des fonctions réellement offertes par chaque solution.
Demandez une description précise de la couverture :
- les courriels, calendriers et contacts dans Exchange;
- les fichiers et dossiers OneDrive;
- les documents et sites SharePoint;
- les conversations et fichiers Teams, dont les données sont réparties notamment entre Exchange et SharePoint.
La mention « sauvegarde Teams » mérite une explication concrète : quels éléments sont protégés et sous quelle forme reviennent-ils? Vérifiez aussi la restauration granulaire, soit la possibilité de récupérer un seul élément. Vous pourriez avoir besoin d’un courriel, d’un fichier ou d’un dossier, mais aussi d’une boîte de courriel complète ou d’un site entier.
Examiner l’emplacement, les accès et la durée
Évaluez la séparation entre les sauvegardes et votre environnement Microsoft 365 de production, c’est-à-dire celui utilisé au quotidien. Demandez où sont stockées les copies, qui peut les supprimer et si leur administration dépend des mêmes comptes que votre environnement principal.
La durée de conservation doit correspondre à vos besoins et à vos obligations. Un dossier consulté seulement au renouvellement d’un contrat peut disparaître longtemps avant que quelqu’un s’en aperçoive. Une courte période de récupération pourrait alors être insuffisante.
Si la résidence des données au Canada fait partie de vos critères, faites confirmer l’emplacement des sauvegardes et des copies secondaires. Pour les renseignements personnels, la réflexion peut s’inscrire dans vos démarches liées à la Loi 25. Une sauvegarde doit elle aussi être protégée, avec des accès limités et une durée de conservation réfléchie. Elle ne démontre pas, à elle seule, la conformité de l’entreprise.
Désigner un responsable et tester la récupération
Une sauvegarde activée doit être suivie. Déterminez qui vérifie les échecs, les comptes nouvellement créés et les changements de couverture. Précisez aussi qui autorise une restauration et qui communique avec les employés concernés.
Un test de restauration permet de vérifier qu’une copie peut réellement être récupérée et utilisée. Faites essayer un courriel, un dossier et, selon vos besoins, un ensemble plus important. Vérifiez le contenu récupéré, sa destination et les accès nécessaires pour reprendre le travail.
Une révision des sauvegardes doit préciser ce qui est protégé, combien de temps les points de récupération restent disponibles et qui réalise la restauration. Nous pouvons l’inclure dans le mandat de services gérés ou de services-conseils convenu avec votre entreprise.
Microsoft 365 facilite le travail quotidien, mais une stratégie de sauvegarde doit être définie séparément. Des paramètres connus, des responsabilités claires et des restaurations testées vous donnent une base concrète pour faire face à une perte de données.
Pour intégrer cette réflexion à votre informatique, découvrez nos services informatiques gérés ou contactez notre équipe pour discuter de votre environnement Microsoft 365.
